Le presentazioni aziendali o personali possono essere delle vere “pain in the ass”: noiose, troppo lunghe, difficili da seguire. La prima impressione è tutto: per questo è fondamentale creare una presentazione che racconti noi stessi, la nostra azienda o un prodotto in modo interessante.
Le presentazioni sono supporti utili da usare a conferenze o eventi, ma possono anche essere inviate a futuri clienti o rese disponibili per il free download sul proprio sito web.
Non serve essere un grafico professionista per creare una presentazione chiara e ben costruita.
Basta partire da alcune regole di base per dare il giusto risalto ai contenuti e colpire l’attenzione del tuo pubblico.
10 consigli per realizzare una presentazione efficace
1. Studia il tuo pubblico.
Prima di iniziare a scrivere la tua presentazione PowerPoint, Keynote o Canva, fermati e chiediti: “a chi sto parlando”? Il tono di voce, l’uso di immagini, persino i colori possono cambiare drasticamente in base ai diversi tipi di utente.
Se vogliamo rivolgerci a clienti molto diversi tra loro possiamo anche valutare l’ipotesi di creare diverse presentazioni. L’importante è che chi ci legge senta che lo conosciamo a fondo e che sappiamo cosa fare per lui. A questo scopo può essere utile l’editor di testo online offerto da Canva per salvare i tuoi appunti.
2. Crea uno storyboard.
Prima ancora di aprire Power Point, Keynote o Canva usa carta e penna per organizzare i contenuti. È un metodo più diretto e meno frustrante di provare a realizzare da subito la slide perfetta.
Basta schizzare un rettangolo e segnarsi i concetti base che vuoi inserire. Lo spazio ridotto è un ottimo deterrente dall’inserire troppo contenuto. Se non funziona nella bozza probabilmente anche la slide, se pur perfettamente eseguita, non avrà la forza che cerchi.
3. Fai ricerca.
Se non sei un grafico professionista, prima di iniziare a lavorare fai un po’ di ricerca. Online si trovano diversi template (su Pinterest il livello è sempre molto buono): studiane un paio per combinare le cose che ti piacciono ed eliminare quelle che non ti convincono. Con qualche buon esempio alla mano affinerai il tuo gusto e comincerai a capire come rendere al meglio il tuo messaggio.
4. Scegli colori e font.
La coerenza è fondamentale per una buona presentazione. Se decidi da subito i colori e i font che utilizzerai in tutto il documento non rischierai di cambiare di volta in volta stile, perdendo di efficacia. La scelta può essere guidata dalla tua corporate image (colori e font che ricordano il tuo logo possono essere una base di partenza), oppure puoi personalizzare lo stile in base al pubblico a cui ti rivolgi. Colori freddi e font bastoni, ad esempio, possono essere adatti per il settore medico, perché comunicano efficienza, pulizia e rigore. In ogni caso, vale la regola “less is more”: inizia con un solo colore, massimo tre, per non rischiare di creare un “effetto arlecchino” poco elegante.
5. Scegli i layout.
Anche in questo caso, puoi basare un’intera presentazione PowerPoint o Keynote su pochi elementi ben scelti.
Usare per ogni slide un layout completamente diverso può essere controproducente perché obblighiamo l’utente a cercare i contenuti in posti sempre nuovi.
Se ad esempio abbiamo un elenco diviso in più slide, possiamo usare qualche elemento (foto, icone, colori) per differenziare le schermate, mantenendo però la stessa griglia. In questo modo l’utente capisce che le slide fanno parte dello stesso discorso e troverà più facilmente gli elementi all’interno delle pagine successive.
Meglio non usare però la stessa impostazione per troppe pagine! Un cambio di layout è utile per tenere viva l’attenzione, dare enfasi a un particolare concetto o semplicemente introdurre la fase successiva del discorso.
6. Utilizza foto professionali.
La qualità delle immagini ha un notevole impatto sull’efficacia di quello che stiamo dicendo.
Se siamo a corto di foto da utilizzare, meglio una slide solo grafica, magari giocata sui colori e i font, piuttosto che inserire un’immagine piccola, in bassa risoluzione e magari non del tutto adatta al tipo di contenuto.
Le foto sono elementi che scatenano reazioni e associazioni: usale con parsimonia, una o due per slide, per dare loro la giusta importanza.
Se sei in cerca di foto di qualità puoi affidarti a ottime banche immagini come Shutterstock o Getty Images. Se cerchi immagini gratuite, dai un’occhiata a Unsplash per foto emozionanti o Pixabay per foto più didascaliche.
7. Lascia respirare i contenuti.
Nelle presentazioni serve dare il giusto spazio alle parole come alle immagini. Le slide non sono una pagina stampata e la gestione dei contenuti, dei margini e degli spazi è molto diversa.
Cercare di inserire un discorso articolato tutto in una pagina è un po’ come parlare per 3 minuti senza mai riprendere fiato: non giova né a te né al cliente, che probabilmente percepisce la tua ansia di voler dire tutto e subito.
Molto meglio spezzare il discorso in più slide, prendendoti il giusto tempo per dire le cose, con pause e focus ben distanziati. Anche gli elenchi seguono questa regola: se siamo di fronte a più di 3 o 4 punti nella stessa pagina si può optare per la creazione di più slide in serie con lo stesso layout (come spiegato nel punto 5).
8. Emoziona il tuo pubblico.
Nessun contenuto, per quanto tecnico o freddo, è immune alle emozioni. Puoi usare un’immagine, una citazione, una clip video per introdurre o concludere un discorso, lasciando il tuo pubblico con un ricordo indelebile di te. Queste parentesi sono utili anche per creare pause all’interno di una presentazione molto densa di dati e contenuti, in modo da lasciare allo spettatore il tempo di rilassarsi e quindi essere più ricettivo durante il resto del discorso.
9. Trova la copertina giusta.
Questo punto è volutamente in fondo all’elenco per un motivo. Di solito si spende molto tempo nella ricerca della copertina giusta nel momento sbagliato, ovvero all’inizio del lavoro.
Spesso abbiamo aspettative altissime sulla cover della nostra presentazione e quasi mai il risultato ci convince. Per questo è meglio concentrarsi sulla ricerca di layout, font, colori e immagini delle slide successive e una volta creati i contenuti tornare al punto di partenza.
Con l’esperienza acquisita durante il lavoro sarà più facile affrontare la copertina e soprattutto avrai maggiore consapevolezza della presentazione nella sua globalità. Lo stile a questo punto sarà chiaro e potrai decidere con più lucidità la frase, la foto e la disposizione degli elementi.
10. Ricorda chi sei.
L’ultimo consiglio è quello di mettere sempre la tua firma personale su ogni lavoro.
L’immagine del tuo brand non si riduce al solo logo in copertina. Può essere un colore ricorrente, un simbolo che ti identifica e che segna i punti salienti della presentazione, la tua stessa foto che accompagna i contenuti, se sei un libero professionista.
Ricordati che la tua offerta è unica perché solo tu puoi renderla tale, quindi dimostra anche con lo stile che il prodotto ti appartiene al 100%.
Con questi semplici consigli puoi cimentarti con più consapevolezza nel lavoro di impaginazione, ma se cerchi una consulenza professionale non esitare a contattarci: sapremo rendere il tuo progetto ancora più unico!
