Come migliorare la comunicazione interna per rafforzare la cultura aziendale

Chi lavora con le parole ogni giorno e fa dell’arte della scrittura creativa e persuasiva il suo mestiere si appassiona facilmente a temi come quello che indagheremo in questo articolo. Perché sì, quando si tratta di semplificazione del linguaggio ci entusiasmiamo parecchio. Per cui sappi che questo articolo è stato scritto con grande pathos! 

Ciò detto, addentriamoci nel vivo del discorso.

La semplificazione del linguaggio di cui parleremo in questa sede è da intendersi come una modalità di comunicazione capace di migliorare le relazioni professionali e aziendali tra collaboratori e colleghi. Un super potere che tutti noi abbiamo e che possiamo (spoiler: dobbiamo!) rafforzare affinché la comunicazione interna sia in grado di valorizzare la cultura aziendale, promuovendo ambienti privi di tossicità e che incentivano relazioni sane. 

Uau. Non è un super potere da poco, non credi? 🙂

E allora perché lo utilizziamo in modo così debole e con scarso impegno? 
Come mai troppo spesso incontriamo sul nostro cammino email scritte in “aziendalese” o “burocratese”, prive di personalità e con una magrissima dose di empatia e umanità? Proviamo a rispondere procedendo per piccoli step.

Semplificare il linguaggio non significa banalizzare

A livello più o meno inconscio tutti noi associamo il termine “semplicità/semplificazione” al termine “superficialità”. E sbagliamo! 😀

Sbagliamo perché il processo di semplificazione non coincide con quello di banalizzazione.

Chiunque lavori nel mondo della comunicazione sa quanto sia complesso semplificare: il labor limae necessario ogni volta che si creano copy e visual in un qualsivoglia ambito comunicativo comporta una gran fatica (su questo punto dovete fidarvi di noi). Spremere le meningi per arrivare ad un risultato sintetico che esprima il messaggio che deve essere trasmesso al target di riferimento in modo efficace e impattante è un lavoro difficile, ma pur sempre bellissimo. 

Ma soffermiamoci ora sulla comunicazione aziendale: quando in azienda si inoltrano delle comunicazioni interne sotto forma di email si scrivono messaggi il più delle volte di carattere ufficiale e formale, con un peso specifico non indifferente per chi li riceve, giusto? Piccolo inciso: ovviamente stiamo facendo un discorso generale in questo frangente, consapevoli che ogni realtà e ogni situazione hanno sfumature specifiche, çà va sans dire.

Tornando alle email aziendali per le comunicazioni interne, dicevamo che il contenuto ha un valore non indifferente. Riflettiamo quindi su quanto il modo in cui lo scriviamo può alleggerirlo o appesantirlo. Non solo: può renderlo scorrevole o farci inciampare una o più volte durante la lettura. E ancora, può suscitare uno sforzo cognitivo considerevole in chi lo riceve oppure può arrivare chiaro e tondo a destinazione, senza problemi di errata interpretazione.

Insomma, il modo in cui scriviamo le email in azienda permette di far percepire la cultura aziendale in un modo o nell’altro. Per questo dovrebbe stare a cuore a tutte le aziende comunicare in modo coerente e positivo con chi ne fa parte, a ogni livello dell’organigramma. Perché imparare a semplificare i messaggi delle comunicazioni aziendali, in primis nelle email, è di vitale importanza per essere chiari, efficaci ed empatici verso chi li leggerà. 

Adesso starai pensando: “sì, ok, giustissimo ma non so come farlo”.
Tranquillo, perché ti stiamo per fornire qualche indicazione di base, senza alcuna pretesa di esaustività.

Consigli per semplificare le tue email aziendali (con esempi)

Di seguito passiamo in rassegna qualche input per migliorare la comunicazione interna e condurla verso una maggiore semplicità. 

Ti lasciamo anche qualche esempio pratico.

• Usa frasi brevi e dirette, evita frasi lunghe e complesse che rendono il cuore del messaggio meno incisivo e comprensibile.
  Esempio: invece di “Vorremmo informarla che procederemo con l’implementazione della suddetta modifica non appena sarà disponibile”, scrivi “Ti informeremo non appena la modifica sarà disponibile.”
  
• Preferisci verbi attivi: i verbi attivi rendono il messaggio più chiaro e dinamico. 
  Esempio: “Abbiamo ricevuto il tuo ordine” è più diretto di “Il tuo ordine è stato ricevuto.”

• Elimina il gergo aziendale complesso: usa un linguaggio semplice che chiunque possa comprendere, evitando termini tecnici o molto formali.
  Esempio: invece di “effettuare la sinergia”, usa “lavorare insieme.”

• Organizza il testo con punti elenco o numerati: aiuta il lettore a seguire meglio le informazioni e facilita la lettura veloce.

• Evita formule di cortesia obsolete: frasi come “In attesa di un cortese riscontro” o “Con la presente siamo lieti di comunicarvi” possono essere sostituite da alternative più moderne e naturali. 
  Esempio: “Restiamo in attesa di una tua risposta” o “Siamo felici di informarti che.”

• Mantieni un tono professionale, ma anche empatico e umano: rivolgiti ai tuoi interlocutori in modo diretto e informale, senza rinunciare alla professionalità. Usa “tu” o “lei” a seconda del contesto e della formalità richiesta. 
  Esempio: “Ciao Marco, ti confermo che abbiamo ricevuto il documento” è più accogliente rispetto a “Gentile Sig. Rossi, si conferma l’avvenuta ricezione del documento.”

• Scegli una chiusura semplice e calda: concludi con una frase che inviti all’azione o che concluda con cordialità. 
  Esempio: “Fammi sapere se hai bisogno di ulteriori informazioni” o “Resto a disposizione per qualsiasi domanda.”

La semplicità è una cosa seria!

Con grande trasporto abbiamo brevemente discusso un tema a noi caro e la nostra speranza è che possa diventare rilevante per molti, perché la semplicità può davvero fare la differenza nella comunicazione aziendale, nella percezione e nelle emozioni di chi lavora in azienda, così come nelle relazioni che si creano al suo interno. 

P.S.: Vuoi scoprire nel dettaglio come possiamo aiutarti nell’impostare al meglio le tue comunicazioni interne in azienda e le tue email? Contattaci!